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長照行政人員工作職掌
職務名稱:長照行政專員(核銷/電話問卷)
一、核銷及文書行政
1. 協助每月長照服務核銷資料整理。
2. 核對服務紀錄、服務時數、服務項目及相關表單。
3. 協助核銷資料建檔、彙整、列印及歸檔。
4. 發現資料缺漏或異常時,通知相關督導或照服員補正。
5. 協助每月核銷前資料完整性檢查。
6. 協助核對系統資料與紙本服務紀錄是否一致。
二、電話問卷及紀錄
1. 依公司規定及排程執行個案/家屬電話問卷。
2. 確認照服員實際服務情形、服務時間及服務滿意度。
3. 完成電話問卷紀錄及系統登打。
4. 追蹤尚未完成之家電訪紀錄。
5. 電訪發現一般行政問題時協助處理。
6. 如發現服務異常、申訴、個案身體狀況改變、照顧問題或其他重大事項,立即轉交督導處理。
三、照服員行政管理
1. 協助整理照服員服務紀錄及相關表單。
2. 追蹤照服員年度體檢資料。
3. 追蹤長照人員認證、繼續教育積分及證照效期。
4. 協助請假、代班及相關行政紀錄。
5. 協助統計每月服務時數、出勤及相關資料。
6. 協助通知月例會、教育訓練及公司相關公告事項。
四、個案資料管理
1. 個案基本資料建檔及更新。
2. 協助新案、結案、暫停服務等行政資料整理。
3. 協助相關文件掃描、上傳、分類及歸檔。
4. 定期檢查個案資料是否完整。
5. 協助整理家訪、電訪及服務相關紀錄。
6. 配合評鑑及主管機關查核,整理相關佐證資料。
五、統計及行政支援
1. 協助製作每月相關統計報表。
2. 電話接聽及一般行政聯繫。
3. 協助衛生局查核、評鑑及相關資料準備。
4. 協助各區督導處理一般行政文書工作。
5. 其他主管交辦事項。
六、行政與督導工作權責區分
行政人員主要負責
核銷、資料整理、電話問卷、建檔、統計、文件追蹤、補件提醒、證照及教育訓練資料追蹤等行政性工作。
督導主要負責
新案評估、照顧計畫、個案專業判斷、異常事件處理、申訴處理、照服員服務品質管理、重大個案問題及家屬溝通協調。
工作分工原則:行政負責「資料、追蹤、核銷與例行問卷」;督導負責「專業、管理、異常與重大問題處理」。
透過行政與督導明確分工,降低督導大量文書及核銷工作的負擔,讓督導能將更多時間投入個案服務品質、照服員管理及異常事件處理。
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