月薪32000元 台北市松山區 工作經歷不拘 1天前更新
# 業務助理｜工作內容明細
## 一、職務定位
協助業務團隊進行客戶服務、訂單處理、報價追蹤、出貨安排及相關行政作業，確保從「客戶詢問 → 報價 → 訂單 → 付款 → 出貨 → 售後」各階段順利銜接，並維持良好的客戶關係與內部溝通效率。
––-
## 二、主要工作內容
### 1. 客戶接洽與基本需求處理
* 回覆 LINE、電話、Email、社群等客戶基本詢問。
* 協助了解客戶需求並整理相關資訊。
* 提供產品、課程、價格、庫存、交期等基本資訊。
* 將較專業或需議價之案件轉交業務主管處理。
* 建立並維護客戶基本資料。
* 定期追蹤已詢價但尚未成交之客戶。
### 2. 報價與訂單行政
* 製作及整理報價單。
* 協助確認產品品項、規格、顏色、數量與價格。
* 建立訂單並確認訂單資訊正確。
* 追蹤客戶報價確認及訂金／尾款付款狀況。
* 整理客戶特殊需求及備註事項。
* 訂單有異動時，協助更新相關資料並通知相關部門。
### 3. 出貨與物流追蹤
* 與倉庫確認商品庫存。
* 協助安排國內配送及物流出貨。
* 提供客戶出貨及物流追蹤資訊。
* 追蹤商品是否順利送達。
* 如遇缺貨、延遲、配送異常，主動追蹤並回報。
* 協助大型器材配送、安裝日期與客戶時間協調。
### 4. 售後服務與客訴案件整理
* 接收客戶售後問題及基本客訴。
* 蒐集照片、影片、產品序號、購買資料等相關資訊。
* 建立售後／維修案件紀錄。
* 協助與技術人員、倉庫、原廠進行問題確認。
* 持續追蹤案件處理進度並回覆客戶。
* 完成案件後確認客戶問題是否已解決。
* 定期整理常見問題及客訴原因。
### 5. 業務進度追蹤
* 建立潛在客戶及成交客戶名單。
* 追蹤客戶目前進度，例如：
* 初次詢問
* 已報價
* 考慮中
* 待付款
* 已成交
* 待出貨
* 已完成
* 定期提醒業務人員需追蹤之案件。
* 整理每週／每月業務進度。
* 協助統計成交件數、成交金額及產品銷售狀況。
### 6. 帳款與資料核對
* 協助確認客戶付款狀況。
* 整理訂金、尾款與未收帳款。
* 協助提供財務開立發票所需資料。
* 確認公司系統內訂單、付款與出貨資料一致。
* 定期整理未付款、未出貨、未完成之訂單。
### 7. 庫存與商品管理協助
* 定期與倉庫核對主要產品庫存。
* 協助整理展示品、備品及樣品資料。
* 發現熱門商品、安全庫存不足時主動回報。
* 協助商品進貨、到貨及數量核對。
* 協助管理產品型號、售價及相關資料更新。
### 8. 跨部門協調
主要需與下列單位保持溝通：
* 業務
* 倉庫
* 物流
* 財務
* 行銷
* 教育訓練
* 技術／維修人員
* 國外品牌或供應商
確保客戶需求與內部資訊正確傳遞，避免資訊落差。
### 9. 業務相關行政
* 整理業務會議資料。
* 建立與維護 Excel／Google Sheet 業務表單。
* 整理合約、報價單、訂購資料與客戶文件。
* 協助主管整理業務相關統計資料。
* 協助活動、展覽、課程期間之客戶接待及銷售行政。
* 完成主管交辦之其他業務相關事項。
––-
## 三、建議每週固定管理事項
* [ ] 檢查所有未完成訂單
* [ ] 檢查待收款案件
* [ ] 檢查待出貨案件
* [ ] 檢查客訴／維修案件進度
* [ ] 追蹤尚未回覆之潛在客戶
* [ ] 更新業務進度表
* [ ] 與倉庫確認主要商品庫存
* [ ] 整理本週成交及報價狀況
* [ ] 提醒業務下一步需處理事項
––-
## 四、每月應提供之管理資料
### 業務數據
* 當月詢問客戶數
* 報價件數
* 成交件數
* 成交金額
* 各產品銷售數量
* 各業務成交金額
* 未成交案件數
### 訂單數據
* 待付款訂單
* 待出貨訂單
* 延遲訂單
* 缺貨訂單
### 售後數據
* 客訴案件數
* 維修案件數
* 已完成案件
* 尚未完成案件
* 常見問題分類
––-
## 五、職務權責界線
### 業務助理可自行處理
* 一般產品資訊回覆
* 標準售價提供
* 報價單製作
* 訂單建檔
* 付款提醒
* 出貨追蹤
* 售後案件資料蒐集
* 客戶進度追蹤
### 需主管／業務確認
* 特殊折扣
* 額外贈品
* 特殊付款條件
* 大額訂單議價
* 退換貨
* 客訴補償
* 免費維修／零件贈送
* 特殊專案合作
避免業務助理自行承諾公司額外成本。
––-
## 六、建議績效考核項目 KPI
業務助理不建議只用「營業額」評估，可以分為：
**訂單正確率｜25％**
報價、訂單、產品規格、價格及客戶資料是否正確。
**案件追蹤完成率｜20％**
待付款、待出貨、客訴及售後案件是否主動追蹤。
**客戶回覆效率｜15％**
工作時間內客戶詢問是否於合理時間完成第一次回覆。
**資料完整度｜15％**
CRM、Excel、客戶資料及業務進度是否確實更新。
**跨部門協調｜15％**
與業務、倉庫、財務及物流間的溝通效率。
**主動性與問題解決能力｜10％**
是否能主動發現問題、提醒主管並提出處理建議。
––-
## 七、職務核心目標
業務助理的核心並不是單純「幫業務做行政」，而是：
**讓每一位詢問過公司的客戶都有被追蹤、每一筆訂單都有被管理、每一個問題都有處理進度。**
最終協助公司做到：
**不漏客戶、不漏訂單、不漏收款、不漏出貨、不漏售後。**
展開 績效獎金勞保健保勞退提繳金
