面議(經常性薪資達4萬元或以上) 台北市中山區 工作經歷不拘 3天前更新
職務影響力
作為高階主管的核心幕僚,您的價值在於將繁雜的行政事務轉化為高度精準、有序的運作節奏。透過卓越的行程規劃、前瞻性的資源整合與無縫的跨部門協調,您不僅是確保關鍵商務活動順利運轉的推手,更是協助主管將時間與精力專注於企業核心策略的最強後盾,全面提升高層決策效率與組織整體行政品質。
【核心職務內容】
一、 決策時間管理與商務護航 (Executive Time & Travel Management)
精準排程: 全面管理高階主管日常行程、各項會議安排及國內外商務拜訪,並妥善規劃出差動線與後勤,確保高階主管的時間效益最大化與行程流暢度。
二、 會議統籌與決策追蹤 (Meeting Coordination & Action Tracking)
高階會議運作: 統籌跨部門與內外部關鍵會議,事前協助彙整並準備會議資料、簡報及相關文件,提供完善的決策前置支援。
決策落地: 精準捕捉會議重點與決議事項,產出高品質會議紀錄,並主動追蹤各部門後續待辦事項的執行進度,確保決策有效落地。
三、 營運行政與資訊機密管理 (Administrative Operations & Confidentiality)
行政管理: 負責高階主管日常行政作業,包含費用核銷、預算管控與合約文件歸檔整理。
機密防護: 嚴謹控管並維護企業機密資料與高度敏感資訊,確保資訊安全與檔案完整性。
四、 專案活動規劃與公關接待 (Event Planning & VIP Reception)
資源整合: 規劃並執行大型企業會議、公司重要活動及高規格商務接待。靈活調動內外部資源,確保各項活動展現高度專業與企業形象。
五、 跨部門溝通與流程賦能 (Cross-Functional Communication & Process Optimization)
溝通樞紐: 擔任主管與各部門間的溝通橋樑,妥善處理交辦事項與行政協調,降低溝通摩擦力。
流程優化: 主動發掘行政作業痛點,持續提出並落實行政流程與工作效率的優化方案。
【專業資格與條件】
專業經驗與硬實力:
資歷要求: 具備 3 年以上高階主管秘書、Executive Assistant (EA) 或具規模企業之核心行政管理工作經驗。
數位工具: 高度精通 Google Workspace 雲端辦公生態系(Docs、Sheets、Slides、Calendar、Meet),能高效產出專業文件與排程。
文字與統籌力: 具備卓越的文字組織與會議紀錄能力,能將複雜資訊迅速收斂為清晰重點,並具備優異的多工處理與專案追蹤能力。
個人特質與軟實力:
敏捷與時間管理: 擁有出色的時間管理與優先順序判定能力,能於快速變動、高壓的環境中保持高度彈性,並獨立完成任務。
溝通與協調: 具備圓融且堅定的溝通協調技巧,能不卑不亢地與各層級主管、跨部門同仁及外部貴賓建立良好互動。
當責與保密性: 具備極高的責任感、細心度與嚴謹的職場保密意識,能妥善且謹慎地處理經營層級之機密資訊。
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