面議(經常性薪資達4萬元或以上) 台北市內湖區 5年工作經驗 今天剛更新
【關於十二原】
集團精神DNA:值得信賴、保持專業、謙遜有禮,是十二集團重視的工作原則。我們從理解問題出發,尊重不同專業的觀點,並對承諾與交付負責。
十二集團以品牌體驗與整合行銷為業務核心。從創意企劃到現場執行,我們透過新品發表、展覽、品牌活動與汽車賽道體驗等服務,將品牌理念轉化為人們可以親身參與的體驗,長期服務台灣保時捷、賓士等國際汽車品牌。
集團成員十二點原生概念,負責台灣保時捷駕駛中心(Porsche Driving Centre)的營運與執行。駕駛中心由台灣保時捷與麗寶合作設於台中麗寶國際賽車場,是台灣首座、亞洲第一座保時捷駕駛中心,也是保時捷在亞太地區唯一的駕駛中心。
這些工作需要不同專業的團隊密切協作,也讓我們重視清楚的分工、相互信任,以及主管與同仁都能理解並運用的管理制度。
【招募職缺|行政經理】
負責集團行政、總務、文件與採購管理的規劃、執行與督導,使各項作業流程清楚、文件完整、權責明確,並依相關法令與公司規章維持合規運作。本職務為行政總部之主管職能,負責建立可持續運作的行政制度與關鍵作業備援機制,帶領行政總部支援各事業體。人事行政作業(報到、離職、考勤資料)依與人事總部約定之交接點辦理;薪資、投保與招募由人事總部主責。本職務並與財務總部、資訊總部及各事業體協作,確保任何一位同仁不在時,集團仍能在不違反授權的情況下完成必要工作。
【工作職責(JD)】
一、行政與總務管理
• 統籌辦公室行政、庶務、會議與活動支援,建立標準作業流程與分工,確保事務如期完成且有紀錄可查。
• 管理辦公空間、設備、資產與耗材,維護資產清冊,定期盤點並追蹤維修、保養與租約。
• 規劃年度行政及總務預算,控管費用支出,分析差異並提出改善建議。
• 建立並維護辦公環境、門禁、郵件收發與來訪管理等基本規範,處理突發事件與緊急聯繫。
二、人事行政協作
• 依與人事總部劃定之交接點,辦理新進人員報到、離職交接與考勤資料彙整,並留存簽收紀錄。
• 維護出勤、請假、加班等原始資料之完整與正確,於期限前交付人事總部辦理薪資與投保作業。
• 依《人事資料及個資管理辦法》(12CEC-HR-3-15)控管經手之人事資料,僅在授權範圍內調閱與傳遞。
• 配合人事總部之招募作業,提供面試場地、報到準備與新進人員行政說明等支援。
三、制度、流程與文件管理
• 盤點行政及管理作業,協助制定與修訂辦法、表單與標準流程,推動制度落實並定期檢討成效。
• 建立文件分類、命名、版本、保存與調閱規則,確保關鍵文件有明確的存放位置與負責人。
• 運用 Excel、行政系統及經公司核准的數位工具,改善資料彙整與報表流程,保留紀錄並維護操作說明。
四、關鍵作業備援與內部控制
• 規劃關鍵作業的代理與備援機制,維護工作總表、文件位置、流程說明與系統權限清單。
• 建立單據與文件收發、簽核、交接的控制點,並與財務總部等相關單位協調流程與簽收紀錄。
• 落實權限具名、不共用帳號與職務分工,定期檢視並回報權限與流程風險。
• 確保任何一位同仁不在時,集團仍能在不違反授權的情況下完成必要工作。
五、採購、資產與廠商管理
• 辦理行政及總務採購的請購、比價、議約與驗收,核對合約與付款依據。
• 維護廠商名單與服務紀錄,定期評估服務品質與成本,並管理合約到期日。
六、行政總部管理與跨單位協作
• 帶領行政總部,安排分工、時程與代理人,覆核交付品質,培養同仁並落實工作交接。
• 協調各事業體的行政需求,處理延遲、缺件與重複作業,建立清楚的需求提出與回覆機制。
• 定期召開行政例會,追蹤待辦事項與期限,必要時提出需執行長室核定的選項。
七、法令遵循與外部查核
• 確保辦公環境、門禁、消防與職業安全衛生等事項符合相關法令及大樓管理規定。
• 配合主管機關檢查、外部稽核或客戶查核,準備行政相關文件並追蹤改善事項。
• 配合管理系統或認證專案(例如資訊安全相關制度),提供程序文件與執行紀錄。
• 發現法令或合約風險時,及早通報執行長室並會同相關單位處理。
八、專案與管理報告
• 配合集團專案及制度推動,定期彙整進度、風險、影響期限與待決事項,向執行長室提出具體建議。
• 建立行政管理指標報表(例如文件完整率、待辦完成率、費用差異),並記錄異常與改善結果。
【集團精神DNA】
• 值得信賴:經手的文件、資產與人事資料妥善保管;承諾的時程如實兌現;問題及早回報,不隱瞞
• 保持專業:每一項行政作業有依據、有紀錄、找得到;發現問題同時提出可行方案
• 謙遜有禮:以服務心態支援各單位;尊重不同單位的需求與時程;接受回饋並改善流程
【工作條件】
薪資:面議,依經驗、能力與任用職級核定;另享三節節金及年終績效獎金。
工作地點:台北市內湖區。
上班時間:09:00–18:00(午休一小時),週休二日。
展開 產假年節獎金年終獎金三節獎金激勵獎金